Urlaubs- und Planungsregeln

Geltungsstand: 15.08.2026. Diese Übersicht beschreibt die aktuell in der Anwendung umgesetzten Kanzleiregeln. Gesetzliche, arbeitsvertragliche und individuell vereinbarte Ansprüche gehen vor.

• Jahresurlaub: Für 2026 gilt ausschließlich der von Chef oder Backoffice erfasste verbleibende Urlaubsbestand zum 30.08.2026. Vor seiner Erfassung zeigt das Urlaubskonto 0 Tage. Der Bestand wird festgeschrieben und kann anschließend nur vom Chef mit Begründung geändert werden. Urlaub ab dem 31.08.2026 wird davon abgezogen; ein positiver Rest wird nach 2027 übertragen. Ab 2027 erfasst oder ändert ausschließlich der Chef den persönlichen Jahresurlaub; ohne Eintrag beträgt der Anspruch 0 Tage.
• Zählweise: Als Urlaubstage zählen grundsätzlich Arbeitstage von Montag bis Freitag. Wochenenden, gesetzliche Feiertage in Sachsen-Anhalt sowie die Kanzlei-Schließtage 24.12. und 31.12. werden nicht abgezogen.
• Wunschfrei: Wunschfrei benötigt keine Chef-Freigabe und wird nach dem Speichern sofort in der Rotation berücksichtigt. Die Eintragung ist ausschließlich möglich, solange der Schichtplan des betroffenen Halbjahres noch nicht festgeschrieben ist. Danach kann kein Wunschfrei mehr eingetragen werden. Wunschfrei wird nicht vom Urlaubskonto abgezogen.
• Geburtstage: Die aus der Mitarbeiterübersicht hinterlegten Geburtstage gelten ab dem nächsten noch kommenden Termin und in allen Folgejahren als freie Tage. Im Abwesenheitsplan erscheint „Geburtstag“ mit dem Namen der betroffenen Person. Fällt der Geburtstag auf einen regulären Arbeitstag von Montag bis Freitag, erzeugt das System in der Zeiterfassung automatisch einen gesperrten Eintrag „Geburtstag · ½ Tag frei“ mit der Hälfte der vertraglichen Tagesstunden. Dieser Eintrag wird nicht vom Urlaubskonto abgezogen. Wird für den Geburtstag Urlaub genehmigt, werden nur die zweite Tageshälfte und ein halber Urlaubstag ergänzt; zusammen ergibt dies genau einen vollen Vertragstag. Der Geburtstagseintrag kann nur durch eine administrative Änderung des hinterlegten Geburtstags verschoben oder entfernt werden.
• Acht-Wochen-Frist: Urlaub und Wunschfrei müssen spätestens acht Wochen vor Beginn des betroffenen Kalenderhalbjahres eingereicht werden; Urlaub muss innerhalb derselben Frist vom Chef freigegeben sein. Bei verspätetem Urlaub müssen zuvor sämtliche Schichten der Person im beantragten Zeitraum weggetauscht sein. Verspätetes Wunschfrei ist grundsätzlich nicht möglich.
• Antrag und Freigabe: Urlaub und Wunschfrei werden vom angemeldeten Mitarbeiter ausschließlich für die eigene Person erfasst. Urlaubsanträge bleiben zunächst ausstehend und werden nur durch den Chef genehmigt oder abgelehnt. Wunschfrei benötigt keine administrative Freigabe. Backoffice besitzt keine Urlaubsfreigaberechte.
• Überschneidungen: Beantragen mehrere Mitarbeitende für denselben Zeitraum Urlaub, sieht der Chef die gleichzeitig geplanten Abwesenheiten. Er prüft, ob trotz der Anträge genügend Mitarbeitende für den Betrieb und die Schichten verfügbar bleiben. Danach kann er einen Antrag genehmigen oder ablehnen. Alles wird direkt in der Anwendung erledigt; eine E-Mail ist nicht erforderlich.
• Stornierung und Verschiebung: Nur der Chef kann genehmigten Urlaub stornieren, verschieben oder ein Storno aufheben. Jede Änderung benötigt einen Grund und wird mit Zeitpunkt, Bearbeiter, bisherigem Zeitraum und gegebenenfalls neuem Zeitraum protokolliert. Beim Stornogrund „Krank“ wird der Urlaub dem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben und der betroffene Zeitraum in der Zeiterfassung als Krankheit ausgewiesen.
• Krankheit im Urlaub: Durch ärztliches Zeugnis nachgewiesene Tage der Arbeitsunfähigkeit werden nach § 9 BUrlG nicht auf den Jahresurlaub angerechnet und müssen der Administration zur Korrektur gemeldet werden.
• Krankheitserfassung: Krankheit für andere Mitarbeitende kann ausschließlich durch den Chef oder durch Frau Sander nach ihrer persönlichen Anmeldung erfasst werden. Die Krankerfassung von Frau Sander verändert die Rotation nicht. Bei bereits geplanten Schichten erhält Frau Sander einen Tauschhinweis und trägt den Wechselpartner manuell ein; der ursprüngliche Mitarbeiter bleibt in der Schicht mit „Krank“ sichtbar. Frau Sander kann die von ihr erfassten Krankheitszeiträume selbst bearbeiten oder löschen; dabei werden zugehörige manuelle Schichtwechsel zurückgenommen und der ursprüngliche Schichtplan wiederhergestellt. Administrativ durch den Chef erfasste Langzeiterkrankungen folgen weiterhin der gesonderten Rotationslogik. Backoffice besitzt keine Berechtigung zur Krankerfassung.
• Resturlaub: Nicht verbrauchter Urlaub verfällt nicht. Der am 31.12. noch vorhandene positive Resturlaub wird für alle Mitarbeitenden automatisch und vollständig in das nächste Urlaubsjahr übernommen. Er bleibt dort so lange erhalten, bis er tatsächlich genommen wurde.
• Neue Mitarbeitende: Neue Personen können durch Chef oder Backoffice angelegt werden. Nachname, Geburtstag, Eintrittsdatum, Vertragsstunden, Mitarbeiterart, regulärer Urlaubsanspruch, anteiliger Urlaubsanspruch im Eintrittsjahr und gegebenenfalls die Teilnahme an der Rotation sind manuell zu hinterlegen. Für Sachbearbeitende in der Rotation wird verbindlich festgelegt, ob die Aufnahme in vier Wochen oder zum nächsten Halbjahr erfolgt. Alle zu diesem Zeitpunkt vorhandenen und weiterhin aktiven Mitarbeitenden erhalten bei ihrer persönlichen Anmeldung einen Hinweis mit dem vorgesehenen Änderungsdatum. Der neue Schichtplan wird erst wirksam, wenn der Termin erreicht ist und alle erforderlichen Hinweise bestätigt wurden. Eine Einplanung vor dem Eintrittsdatum ist ausgeschlossen. Eine E-Mail-Adresse wird nicht benötigt.
• Austritt und Langzeiterkrankung: Austritte und Langzeiterkrankungen können ausschließlich im Chef-Zugang erfasst oder aufgehoben werden. Ein Austrittsdatum sperrt für die betroffene Person sämtliche neuen Zeit-, Urlaubs-, Wunschfrei-, Krankheits- und Vertragsbuchungen ab diesem Datum. Im Abwesenheitsplan erscheint „Ausgeschieden“ ausschließlich am letzten Tag und nicht dauerhaft in allen Folgewochen. Chef, Backoffice und die betroffene Person sehen den Austrittsstatus weiterhin im jeweiligen ausgewählten Mitarbeiterbereich. Ab vier Wochen vor dem Austritt wird die Person ab ihrem Austrittsdatum aus der Rotation entfernt und der weitere Plan neu aufgebaut; dies gilt auch für bereits festgeschriebene Schichtpläne. Die Anpassung wird beim Speichern innerhalb der Vier-Wochen-Frist beziehungsweise spätestens beim nächsten Öffnen oder Aktualisieren des Portals wirksam. Der Chef-Zugang bleibt nach dem Speichern geöffnet. Bei einer Langzeiterkrankung werden Beginn und Ende hinterlegt.
• Zugriffsrechte und Datenschutz: Mitarbeitende sehen im Urlaubsbereich ausschließlich den eigenen Urlaub, eigenes Wunschfrei, den eigenen Anspruch und den jeweiligen Bearbeitungsstatus. Chef und Backoffice können die vollständigen Urlaubs- und Planungsdaten sowie alle Regeln einsehen; Freigaben erteilt ausschließlich der Chef.
• Zeiterfassung und kurzfristige Meldungen: Mitarbeitende erfassen Datum, Arbeitsort, Beginn, Ende, reguläre Pause, zusätzliche Unterbrechungen und optionale Notizen. Zusätzlich können alle Mitarbeitenden „Späterer Beginn“ und „Früheres Ende“ sowie im Abwesenheitsplan „Krank gemeldet“ oder „Kurzfristig AZV“ für eine andere Person vormerken. Kurzfristige Meldungen zeigen die erfassende Person, verändern weder Rotation noch Zeiterfassung und warnen bei einer vorhandenen Schicht. Erst die Krankbuchung durch Sander beziehungsweise die eigene AZV-Zeiterfassung wird zeitlich wirksam. Eigene Einträge können über das Drei-Punkte-Menü direkt in der Tabellenzeile bearbeitet oder vollständig gelöscht werden. Korrigierte beziehungsweise nach einer Löschung neu erfasste Zeilen erhalten einen kleinen Änderungsvermerk. Ausgenommen sind Urlaub, Krankheit, Hochschule, Berufsschule, administrative oder automatisch erzeugte Einträge sowie bereits vom Chef freigegebene Wochenendzeiten; diese bleiben für Mitarbeitende gesperrt.
• AZV ganztags, Urlaub und Sperrtage: Kürzere Anwesenheitszeiten werden durch den tatsächlich erfassten Arbeitsbeginn und das tatsächliche Arbeitsende berücksichtigt; zusätzliche Unterbrechungen können weiterhin getrennt eingetragen werden. „AZV ganztags“ füllt dynamisch die vertraglichen Wochenstunden auf. Ganzer Urlaub wird mit den täglichen Vertragsstunden, ein halber Urlaubstag mit deren Hälfte gutgeschrieben und entsprechend mit einem beziehungsweise einem halben Tag vom Urlaubskonto abgezogen. Bereits geleistete Mehrarbeit wird dadurch nicht gekürzt. Duale Studenten können samstags regulär Arbeitszeit erfassen. Andere Wochenendzeiten werden erst nach Freigabe durch den Chef berücksichtigt. An gesetzlichen Feiertagen sowie am 24.12. und 31.12. können keine Zeiteinträge erfasst werden.
• Berichtsheft: Bei dualen Studenten ist zu jeder erfassten Arbeitszeit ein Berichtshefteintrag Pflicht. Er wird in der Monatsansicht als eigene Zeile unter der Arbeitszeit dargestellt.
• Stundenkonto und AZV: Backoffice erfasst den AZV-Anfangsbestand zum 30.08.2026 einmalig im Format Stunden:Minuten mit Plus- oder Minuszeichen, beispielsweise +02:30 oder -01:15. Danach ist der Wert für Backoffice gesperrt. Nur der Chef kann ihn in einem getrennten Korrekturbereich mit zwingendem Änderungsgrund überschreiben; alter Wert, neuer Wert, Zeitpunkt, Bearbeiter und Grund bleiben protokolliert. Der Chef behält außerdem die AZV-Gesamtauswertung unter Berichte.
• Zweck der Zeiterfassung: Die Zeiterfassung dient der Anwesenheitsdokumentation, internen Übersicht und Nachweisführung. Sie berechnet keinen Stundenlohn; die Beschäftigten erhalten ihr vereinbartes Gehalt.
• Unbegrenzte Laufzeit: Schichtplanung, Zeiterfassung, AZV, Urlaubsjahre, Berichte, Geburtstage, gesetzliche Feiertage in Sachsen-Anhalt sowie der 24. und 31. Dezember werden ab 31.08.2026 ohne festes Enddatum fortgeführt. Neue Mitarbeiter, Verträge, Urlaube und andere künftig entstehende Personaldaten werden über die Administration gepflegt; dafür ist keine Erweiterung der HTML-Datei notwendig.

Gesetzliche Grundlagen: § 3 BUrlG, § 7 BUrlG und § 9 BUrlG.